Quy trình đăng ký tham gia Chương trình Trao đổi Sinh viên
18/11/2022
Quy trình đăng ký tham gia Chương trình Trao đổi Sinh viên Quốc tế – Chiều đi
>>> Lưu ý: Hồ sơ nhập học và xin visa cần tối thiểu 6 tháng, vì vậy SV cần liên hệ tư vấn SỚM NHẤT CÓ THỂ để được tư vấn và lập kế hoạch tham gia chương trình.
Bước 1 – Tìm hiểu CTTĐSV
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV tham dự buổi thông tin về CTTĐSV; SV tham vấn với NĐP (người điều phối) về CTTĐSV; SV đọc kỹ các Quy định CTTĐSV. | SV đăng ký lịch gặp NĐP qua email để tham vấn trực tiếp về CTTĐSV: [email protected]; NĐP hướng dẫn SV quy trình đăng ký tham gia CTTĐSV. |
Bước 2 – Đăng ký tham gia CTTĐSV
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV phải đảm bảo thỏa Tiêu chuẩn tham gia CTTĐSV; SV hoàn tất Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV và nộp bản in cho NĐP; SV đóng học phí theo quy định của P.KTTC. | Lưu ý: + SV nộp ‘Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV’ (số 1 và 2) sớm nhất có thể để ghi danh, các tài liệu còn lại có thể bổ sung sau đó. + Đối với các hồ sơ còn lại cần gửi qua email, SV sử dụng tài khoản email @sinhvien.hoasen.e-sexcash.com gửi files vào địa chỉ: [email protected]. Hồ sơ SV tham gia CTTĐSV: Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV (ưu tiên nộp gấp); Một (1) hình thẻ cỡ 4×6 cm, nền trắng; Gửi email bản scan màu giấy khai sinh; Gửi email bản scan màu hộ chiếu (passport), xem mẫu tại đây; Gửi email file PDF phiếu xác nhận đã đăng ký môn học mã TDSV (TDSV101DE02_mùa thu hoặc/và TDSV102DE02_mùa xuân), phiếu được in ra từ hệ thống thông tin sinh viên Hoa Sen (htttsv.hoasen.e-sexcash.com) sau khi SV ĐKMH thành công, xem mẫu tại đây; Gửi email bản scan màu hóa đơn thu học phí CTTĐSV do P. Kế toán cấp, xem mẫu hóa đơn tại đây. Gửi email bản scan màu chứng chỉ trình độ Tiếng Anh theo yêu cầu của trường đối tác, hoặc nếu không có yêu cầu cụ thể thì áp dụng IELTS 5.5 (dạng academic), hoặc TOEFL iBT 70; Gửi email bản scan Phiếu xét công nhận môn học (tham khảo bước 3 của bảng hướng dẫn này). Thời điểm xét hồ sơ hằng năm: 15/3 đối với SV nhập học trường đối tác vào tháng 8-9 sau đó (Học kỳ Mùa Thu) 15/9 đối với SV nhập học trường đối tác vào tháng 1-2-3 sau đó (Học kỳ Mùa Xuân) Học phí CTTĐSV: theo quy định tại đây. |
Bước 3 – Xét tương đương môn học
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV hoàn tất Phiếu xét công nhận môn học cho (các) học kỳ đi trao đổi. | SV cần xét tương đương môn học trước khi đăng ký môn học cho trường đối tác, nhằm lập kế hoạch học tập tham gia CTTĐSV; Tải mẫu phiếu tại bước 2 ở trên; SV rà soát lộ trình học tại ĐHHS và tìm danh mục môn học của trường đối tác để lập 2 danh sách: Các môn học chưa hoàn tất trong lộ trình học tại ĐHHS Các môn học của trường đối tác dự kiến mở trong học kỳ mà SV sẽ đi trao đổi Căn cứ mã môn học tại ĐHHS, tùy theo Bộ môn, SV liên trực tiếp với thầy cô Giám đốc Chương trình phụ trách để được xem xét và duyệt tính chất tương đương. Lưu ý: Khi gặp các thầy cô Giám đốc Chương trình, SV phải đính kèm mô tả các môn học của trường đối tác CTTĐSV; Phiếu xét công nhận môn học hợp lệ phải được điền đủ thông tin, có ghi ngày/tháng/năm, có chữ ký của SV và chữ ký duyệt của thầy cô ĐHHS; SV cần đăng ký môn học đảm bảo đủ số tín chỉ tối thiểu, tối đa cho mỗi học kỳ theo quy định của trường đối tác hoặc của ĐHHS; Nếu SV thay đổi môn học khi đã ở nước ngoài phải thông báo cho NĐP bằng email để được hướng dẫn cập nhật Phiếu xét công nhận môn học. |
Bước 4 – Họp phụ huynh
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV được khuyến khích dự họp cùng với phụ huynh. | Họp phụ huynh: Vào tháng 5 nếu SV nhập học tháng 8-9, học kỳ mùa Thu; Vào tháng 11 nếu SV nhập học tháng 1-3, học kỳ mùa Xuân. Phụ huynh đến dự họp có thể là cha hoặc mẹ theo khai sinh của SV, hoặc người đỡ đầu của SV trong quá trình SV học tập tại ĐHHS. Khi đến họp, phụ huynh phải cung cấp photocopy CMND/CCCD, không cần công chứng; Việc họp phụ huynh là cần thiết để phụ huynh nắm được thông tin về CTTĐSV và kế hoạch học tập của SV mình trong học kỳ học tập ở nước ngoài. |
Bước 5 – Đăng ký hồ sơ đối tác
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV nhận thông báo kết quả tiến cử với trường đối tác; SV kiểm tra email thường xuyên và theo hướng dẫn của đối tác hoàn tất thủ tục nhập học CTTĐSV với trường đối tác; SV tuân thủ quy định về yêu cầu, thời hạn nộp hồ sơ do đối tác quy định; SV đăng ký môn học, đăng ký nhà ở theo quy định và hướng dẫn của trường đối tác; SV nhận “Thư mời nhập học”. | Mỗi trường đối tác trong CTTĐSV có quy trình nhập học khác nhau. SV đọc kỹ hướng dẫn và thực hiện đúng thủ tục nhập học theo quy định trên website/ email của trường đối tác; SV cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ theo quy định của trường đối tác (bản chính, bản sao, file scan); Khi SV cần bảng điểm, giấy xác nhận là SV ĐHHS (bằng tiếng Anh) để bổ túc hồ sơ, SV đăng ký và nhận theo hướng dẫn tại đây. Khi SV email cho trường đối tác, SV phải cc NĐP ĐHHS; Lưu ý: Yêu cầu trợ giúp tìm nhà ở; Đăng ký môn học/Chọn môn học; Kế hoạch học tập trong học kỳ trao đổi; Khám sức khỏe, chích ngừa và mua bảo hiểm. Nhà trường có thể từ chối giải quyết trường hợp SV không tuân thủ những quy định của trường đối tác; Nếu đối tác từ chối nhận SV, áp dụng thủ tục hủy đăng ký CTTĐSV. |
Bước 6 – Hồ sơ xin visa
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV thực hiện thủ tục xin visa du học theo hướng dẫn và quy định của cơ quan lãnh sự; SV nhận visa, gửi bảng scan cho NĐP lưu hồ sơ. | Một số quốc gia có quy trình cấp visa đòi hỏi rất nhiều thời gian. SV cần lưu ý để chuẩn bị hồ sơ và xin visa cho kịp thời gian nhập học; NĐP sẽ xem xét và cung cấp những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của lãnh sự để hỗ trợ SV bổ túc hồ sơ xin visa; Khi SV cần giấy xác nhận là SV ĐHHS (bằng tiếng Anh/ tiếng Việt) để xin visa, SV đăng ký và nhận giấy theo hướng dẫn tại đây. Nếu lãnh sự quán từ chối cấp visa cho SV, áp dụng thủ tục hủy đăng ký CTTĐSV. |
Bước 7 – Đi học CTTĐSV
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV cần tuân thủ nội quy của trường đối tác và giữ liên lạc với ĐHHS trong thời trong thời gian tham gia CTTĐSV. | NĐP gửi email và khảo sát phản hồi cho SV khoảng 4-6 tuần trước khi kết thúc CTTĐSV; 15 ngày trước khi kết thúc thời gian học tập CTTĐSV thể hiện trong thư mời nhập học, SV gửi email cho NĐP xác nhận thời điểm về Việt Nam nhập học ĐHHS. |
Bước 8 – Hoàn tất CTTĐSV
| Quy trình | Hướng dẫn |
| SV nhập học ĐH Hoa Sen trở lại sau khi về nước; NĐP lưu bản sao “Kết quả học tập” của SV; SV thực hiện thủ tục MIỄN HỌC-CHUYỂN ĐIỂM/ THAY THẾ – TƯƠNG ĐƯƠNG, tích lũy tính chỉ vào chương trình học tại ĐHHS; SV nhận Quyết định về việc công nhận môn học. | NĐP hướng dẫn SV điền Phiếu xét công nhận môn học (tải về tại bước 2), nộp cho NĐP, đính kèm: Bản sao bảng điểm do trường đối tác cấp; Thông tin về môn học: mô tả, số tín chỉ, số giờ học, hình thức học tập; Nhà trường làm thủ tục miễn môn học cho SV và thông báo quyết định cho SV. SV không liên lạc với NĐP và không quay về Việt Nam Sau 3 tuần, kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, nếu SV vẫn chưa về hoặc chưa liên lạc với NĐP, NĐP thông báo với phụ huynh, nhắc nhở SV bằng văn bản; Sau 4 tuần, kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, nếu SV vẫn chưa về hoặc chưa liên lạc với NĐP, Nhà trường ban hành văn bản cảnh cáo SV lần 1 gửi cho SV, phụ huynh; Sau 6 tuần, kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, nếu SV vẫn chưa về hoặc chưa liên lạc với NĐP; NĐP đề xuất phòng HTSV ban hành “Quyết định kỷ luật” của Hiệu trưởng ĐHHS và thông báo các bộ phận áp dụng hình thức xử lý kỷ luật, thông báo cho SV, phụ huynh. |
