Các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
Các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là hệ thống kết nối các doanh nghiệp trong quá trình cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Mục tiêu của quá trình này là mang lại giá trị hữu ích đến với tay khách hàng. Việc tìm hiểu về hoạt động chính trong SCM sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Ngay sau đây, hãy cùng Đại học Hoa Sen tìm hiểu về các hoạt động này nhé.
Các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
Để hoạt động Logistics và quản lý chuỗi cung ứng diễn ra một cách liền mạch và trơn tru, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện 5 yếu tố sau đây:
Quản trị vận tải
Quản trị vận tải là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong hoạt động của Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Bởi khâu vận chuyển giúp đưa hàng hoá và sản phẩm từ nơi này đến nơi khác thông qua nhiều phương thức khác nhau như: đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không.
Bên cạnh đó, vận chuyển còn bao gồm cả các công việc có liên quan đến quản lý hàng hoá và lưu kho. Để đảm bảo cho việc quản trị vận tải đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến những điều sau đây:
Chọn phương thức vận chuyển hàng hoá phù hợp
Nhắc đến vận tải, điều mà chúng ta nghĩ ngay đến chính là các loại phương tiện với đa dạng các phương thức di chuyển khác nhau. Tuy nhiên, để tối ưu hoá kinh phí vận chuyển, doanh nghiệp phải biết cách chọn phương thức vận tải phù hợp đối với loại hàng hoá cũng như tuyến đường di chuyển của mình.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ quen thuộc nhất đối với tất cả chúng ta. Bạn có thể vận chuyển hàng bằng đa dạng các phương tiện như ô tô, xe máy, xe ba gác… Với phương thức này, nhân viên có thể len lỏi vào từng ngóc ngách. Đồng thời, giá thành rẻ. Nhưng nếu để vận chuyển đường dài thì phương thức này khá mất thời gian.
Vận chuyển bằng đường sắt cũng được sử dụng nhiều hiện nay để giúp đưa hàng hoá từ tỉnh thành này đến tỉnh thành khác với quãng đường di chuyển xa. Giá thành của phương thức này cũng rất phải chăng nhưng sẽ phải dùng thêm đến các phương tiện khác để lấy hàng từ ga tàu.
Trong khi đó, vận chuyển đường thuỷ và hàng không lại được ưu tiên lựa chọn khi muốn đưa hàng từ nước này sang nước khác. Ưu điểm lớn nhất của phương thức vận tải hàng không đó là thời gian nhanh chóng. Còn vận chuyển đường thuỷ sẽ thích hợp đối với những đơn hàng lớn, thậm chí lên đến hàng chục container.
Lập kế hoạch hoạt động vận tải và điều phối phù hợp
Từ những ưu, nhược điểm của các phương thức vận tải trên, các doanh nghiệp lựa chọn một cách phù hợp và lập kế hoạch để điều phối hàng hoá phù hợp. Bởi quá trình vận chuyển hàng hoá còn phải phụ thuộc vào:
- Thời gian sản xuất hàng hoá của bên bán.
- Thời gian, quy trình vận chuyển hàng hoá của các đơn vị vận tải.
- Địa điểm nhận hàng và thời gian nhận của khách hàng.
Theo dõi và quản lý tình trạng hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá. Hiện nay, quy trình này được thực hiện vô cùng dễ dàng thông qua những phần mềm vận tải logistics.
Thông qua đó, các doanh nghiệp vận tải có thể cập nhật tình hình vận chuyển đến khách hàng để bên bán và bên mua cùng nắm bắt và có kế hoạch nhận hàng, phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
Giải quyết tình huống phát sinh
Việc quản trị vận chuyển còn liên quan đến hoạt động giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận tải. Bởi trong quá trình vận chuyển hàng hoá, chắc chắn không thể tránh khỏi tác động đến từ bên ngoài như thời tiết, đường đi và quy định của những vùng đất mà hàng vận chuyển qua.
Trước khi vận chuyển, các doanh nghiệp cũng cần lường trước những tình huống này để đưa ra phương án xử lý. Không để bị động, bất ngờ, làm mất đi thời điểm vàng để “cứu” hàng hoá.
Quản trị kho bãi
Tiếp theo trong các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, chúng ta không thể không nhắc đến quá trình quản trị kho bãi. Hoạt động này liên quan trực tiếp đến việc lưu trữ và quản lý, bảo quản hàng hóa tại kho. Nếu quá trình này được doanh nghiệp thực hiện tốt thì sẽ giúp cải thiện hiệu suất, tiết kiệm chi phí cũng như tăng lên sự hài lòng của khách hàng.
Quá trình quản trị kho bãi trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm các hoạt động sau đây:
Tiếp nhận, lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho
Sau quá trình vận chuyển, hàng hoá trước khi vận chuyển và sau khi tiếp nhận sẽ được lưu trữ và bảo quản trong kho. Hoạt động này đòi hỏi quản kho phải nắm rõ các loại hàng hoá, số lượng, kích thước, trọng lượng, tính chất của chúng ra sao. Sau đó, ghi lại chính xác lên hệ thống để có cách thức bảo quản phù hợp.
Đồng thời, làm mã hàng hoá, ghi vị trí để quản lý dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào cần chuẩn bị hàng hóa sẽ giúp công việc đơn giản đến mức tối đa.
Quản lý hàng tồn kho, kiểm soát xuất nhập kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho là giữ cho hàng vẫn phải đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Từ đó, giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho hiệu quả, không làm mất đi quá nhiều giá trị của hàng hoá.
Chuẩn bị hàng hóa
Giữa hàng trăm, hàng nghìn các sản phẩm khác nhau, khi hàng hoá được quản lý hiệu quả thì sẽ giúp giảm thời gian, nguồn lực cũng như tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
Đảm bảo an toàn hàng hoá
Việc sắp xếp hàng hoá cần phải theo đúng tính chất của chúng. Thường xuyên có sự kiểm tra để đảm bảo an toàn cho hàng lưu trong kho. Trong đó, cần chú ý:
- Không đặt các loại hàng hoá có tính chất đối lập gần nhau.
- Không để hàng nặng lên hàng nhẹ
- Không xếp hàng quá cao.
- Hàng cần đảm bảo nhiệt độ bảo quản phù hợp
Quản trị hàng hóa
Các hoạt động trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng cũng cần doanh nghiệp chú trọng đến yếu tố quản trị hàng hoá. Nhiều người sẽ nghĩ rằng việc quản trị hàng hoá không khác gì quản trị lưu trữ. Tuy nhiên, quản trị hàng hoá yêu cầu bao quát trong cả quá trình thực hiện với các hoạt động như sau:
Xử lý các thủ tục trong quá trình vận chuyển
Việc vận chuyển hàng hoá trong chuỗi cung ứng và Logistics không chỉ giới hạn trong phạm vi hẹp mà còn được mở rộng ra các nước trên thế giới với nhau. Chính vì thế, để quá trình xuất, nhập hàng nhanh chóng, an toàn thì cần phải xử lý và giải quyết các thủ tục hải quan một cách hiệu quả. Từ đó, giúp cho hàng hoá được vận chuyển nhanh chóng và thông suốt.
Quản lý các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa
Quá trình vận chuyển hàng hoá yêu cầu phải có nhiều loại giấy tờ chứng minh khác nhau. Trong đó bao gồm: Chỉ thị xếp hàng, biên lai, vận đơn, biên lai của cửa khẩu, cảng, phiếu kiểm đếm, giấy gửi hàng, sơ đồ xếp hàng, bốc dỡ hàng hóa, bản kê sự kiện, time – sheet, bản kết toán nhận hàng… Nếu không có sự quản trị hiệu quả và hợp lý chắc chắn sẽ có sự thiếu sót khiến cho quá trình vận chuyển gặp phải khó khăn.
Theo dõi quá trình vận chuyển
Trong toàn bộ quá trình vận chuyển, bên giao sẽ phải theo dõi và quan sát hàng hoá của mình. Bởi để đến được với người nhận là cả một quá trình dài mà trong khi vận chuyển, chúng ta cũng không lường trước được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Giải quyết các khiếu nại từ phía khách hàng
Hàng hoá với thời gian vận chuyển lâu dài, chịu tác động từ môi trường bên ngoài có thể khiến chúng không còn được nguyên vẹn như khi xuất hàng. Chính vì vậy, không thể tránh khỏi những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng.
Bên bán cũng phải quản trị tốt được vấn đề này để đưa ra những lý giải phù hợp, cách giải quyết hợp tình, hợp lý, không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của hai bên.
Quản trị thông tin
Quản trị thông tin trong logistics là hoạt động liên quan đến việc thu thập và sắp xếp, lưu trữ thông tin của quá trình vận chuyển. Trong đó, tập trung vào các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng như sau:
Thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng diễn ra thường xuyên, chưa hết hoạt động này đã hình thành hoạt động khác. Vì thế, quản trị thông tin là rất quan trọng. Ngay từ khi hình thành hoạt động Logistics, các doanh nghiệp đã phải tiến hành thu thập dữ liệu để lập lên hệ thống và lưu trữ.
Thông qua đó, bạn có thể quản trị kho bãi, hàng hoá và quá trình vận chuyển dễ dàng. Đồng thời, xử lý thông tin để dự đoán được quy trình phát triển, xu thế vận động của thị trường và lựa chọn hướng đi phù hợp nhất.
Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tối ưu hóa hoạt động Logistics
Thông qua việc quản trị thông tin, doanh nghiệp sẽ biết hoạt động Logistics của mình có đạt hiệu quả hay không. Từ đó, có những phương án giúp tối ưu hoá quá trình này để nâng cao lợi nhuận cho bản thân mình.
Cung cấp thông tin cho các bên liên quan tham gia vào chuỗi cung ứng
Với sự phát triển của công nghệ, quá trình vận chuyển hàng hoá hiện nay được cập nhật liên tục trên hệ thống ứng dụng quản lý. Sau đó, chuyển đến các bên liên quan để nắm rõ và có kế hoạch sản xuất hàng hoá một cách chính xác nhất.
Duy trì hệ thống thông tin Logistics an toàn và bảo mật
Thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng, Logistics của các doanh nghiệp phát triển hiện nay luôn là điều mà đối thủ mong muốn có được. Điều này yêu cầu các đơn vị phải có sự bảo vệ và quản trị thông tin hiệu quả để không gặp phải tình trạng khủng hoảng truyền thông. Bởi đây chính là một trong những bí mật của công ty, doanh nghiệp và không ai muốn chia sẻ ra bên ngoài.
Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng trong số các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng hướng đến mục tiêu đáp ứng mong đợi của khách hàng. Nó biểu hiện thông qua nhiều khía cạnh:
Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng về các vấn đề liên quan đến Logistics
Quá trình Logistics diễn ra nhanh chóng và phủ sóng rộng rãi. Tuy nhiên, không phải khách hàng nào cũng nắm bắt chính xác để áp dụng hiệu quả. Đồng thời, mỗi doanh nghiệp sẽ lại có những điểm đặc thù riêng trong quá trình hoạt động.
Để giúp khách hàng hiểu hơn về quá trình này, doanh nghiệp cũng cần cung cấp đến khách hàng những vấn đề thắc mắc liên quan đến Logistics và chuỗi cung ứng. Từ đó, hai bên đối tác thêm hiểu nhau hơn và đạt được hợp tác hiệu quả.
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và đề xuất giải pháp cải thiện
Dịch vụ khách hàng cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ, sản phẩm được cung cấp. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ sẽ có cho mình kế hoạch để phát triển sản phẩm, dịch vụ thế mạnh của mình. Đồng thời, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trước đối thủ.
Duy trì mối quan hệ với khách hàng một cách tốt đẹp
Chăm sóc khách hàng là yêu cầu quan trọng trong chuỗi cung ứng dịch vụ. Chính vì thế, doanh nghiệp cần quản trị tệp khách hàng của mình một cách chính xác. Phân loại thành các nhóm để quản lý và đáp ứng được những yêu cầu của từng nhóm đối tượng này một cách chính xác nhất.
Mối quan hệ chặt chẽ giữa Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) thực chất là hai lĩnh vực có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chúng không thể tách rời và cùng hướng đến mục tiêu chung để giúp cho quá trình vận hành của doanh nghiệp được đảm bảo hiệu quả.
Cụ thể, mối quan hệ giữa Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng như sau:
Logistics là xương sống của SCM
Logistics đóng vai trò như nền tảng trong quá trình buôn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Cung cấp đến khách hàng các hoạt động vận hành thiết yếu giúp hàng hoá lưu thông nhanh chóng, thông suốt một cách hiệu quả.
Các hoạt động Logistic được thể hiện thông qua:
- Vận tải: Là quá trình sử dụng các phương tiện giao thông phù hợp để vận chuyển hàng hoá, dịch vụ từ nơi này đến nơi khác đảm bảo an toàn.
- Lưu kho: Doanh nghiệp tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ hàng hóa. Trong quá trình này cần đảm bảo chất lượng cũng như an toàn cho sản phẩm.
- Đóng gói: Đảm bảo hàng hoá cho quá trình vận chuyển an toàn, hạn chế hư hỏng.
- Giao nhận: Giúp hàng hoá đến tay khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm và yêu cầu.
SCM tối ưu hóa hoạt động Logistics
SCM là khái niệm bao quát rộng hơn so với Logistics. Trong đó, bao gồm nhiều yếu tố hơn như: quản lý thông tin, tài chính; hoạch định chiến lược và tối ưu hóa toàn bộ quy trình để đạt hiệu quả cao nhất.
Để hoạt động hiệu quả, SCM sẽ phải sử dụng các chiến lược cũng như phương pháp để tối ưu hóa hoạt động Logistics. Từ đó, đảm bảo tiết kiệm chi phí nhưng vẫn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của thị trường.
Để hiểu rõ hơn việc SCM tối ưu hóa hoạt động Logistics chúng ta phân tích đến một vài khía cạnh sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Logistics phù hợp: SCM sẽ giúp doanh nghiệp biết cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Logistics có năng lực và đảm bảo uy tín với mức giá cả cạnh canh. Từ đó, giúp hàng hoá được vận chuyển một cách rõ ràng.
- Áp dụng công nghệ tiên tiến: Để hoạt động SCM hiệu quả, các doanh nghiệp cần ứng dụng các công nghệ tiên tiến liên quan đến quản lý như: hệ thống theo dõi hành trình hàng hóa (TMS), thống quản lý kho hàng (WMS), hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)… Điều này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành hoạt động của mình cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
- Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển: Thông qua SCM doanh nghiệp có thể lập kế hoạch vận chuyển hàng hoá một cách hiệu quả. Đồng thời, lựa chọn lộ trình tối ưu nhất giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí vận hàng. Đặc biệt giảm thiểu phát thải khí carbon, giải quyết bài toán môi trường.
Có thể thấy, các hoạt động chính trong Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng hiện nay có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình buôn bán, vận chuyển hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp. Đại học Hoa Sen hy vọng thông qua những gì chia sẻ, bạn đã có thể hiểu hơn về lĩnh vực này và tham gia vào một mắt xích trong chuỗi cung ứng hàng hoá khổng lồ một cách hiệu quả.
Xem thêm:
